Wann zahle ich die Prämie aus: bei Einstellung oder nach der Probezeit?

Beides ist möglich, Sie legen es vorab fest. Die Handwerks-Zeitung nennt in einem Rechtsbeitrag der Kanzlei Wittig Ünalp (April 2023) die Einstellung oder das Bestehen der Probezeit als mögliche Fälligkeit. Bei Auszahlung nach der Probezeit hat der Betrieb die Sicherheit, dass er von der Empfehlung tatsächlich profitiert. Wer in Raten zahlt, etwa einen Teil beim Start und den Rest nach der Probezeit, sollte die Bedingungen schriftlich festhalten.

Dürfen Vorgesetzte oder Familienmitglieder die Prämie bekommen?

Das ist Ihre Entscheidung, wir kennen dazu keine feste gesetzliche Vorgabe. Viele Betriebe schließen Personen aus, die selbst über die Einstellung entscheiden, weil sonst Interessenkonflikte entstehen. Schreiben Sie in die Regeln, wer teilnehmen darf und wie Sie vorgehen, wenn zwei Beschäftigte dieselbe Person empfehlen. Wichtig ist, dass die Regel für alle gleich gilt und vor der ersten Empfehlung feststeht.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Wenn es einen Betriebsrat gibt, ist er einzubeziehen. Die Handwerks-Zeitung verweist auf ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, der Fragen der betrieblichen Lohngestaltung regelt. Viele Handwerksbetriebe haben keinen Betriebsrat, dann entfällt dieser Schritt. Welche Norm im Einzelfall greift, hängt von der Ausgestaltung ab. Lassen Sie das vor dem Start arbeitsrechtlich prüfen, wenn Sie einen Betriebsrat haben.

Wie viel bringt ein Empfehlungsprogramm wirklich?

Die beste uns bekannte Studie stammt aus dem Einzelhandel: Friebel, Heinz, Hoffman und Zubanov führten ein Empfehlungsprogramm zufällig in einer Supermarktkette ein (Journal of Political Economy, 2023). Der Zuwachs an Empfehlungen war moderat, die Fluktuation sank aber um 15 Prozent, vor allem weil auch nicht empfohlene Beschäftigte länger blieben. Ob das im Handwerk genauso ausfällt, zeigt die Studie nicht.

Kann ich die Prämie als Sachpreis geben, damit sie steuerfrei bleibt?

Nur in engen Grenzen. Sachbezüge bleiben nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG außer Ansatz, wenn sie zusammen 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Gutscheine und Geldkarten zählen nur dann dazu, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Größere Sachprämien lassen sich unter Umständen mit 30 Prozent pauschal versteuern (§ 37b EStG). Das klären Sie mit Ihrer Lohnabrechnung oder Steuerberatung.

Dürfen Mitarbeiter Namen und Nummern von Bekannten weitergeben?

Besser nicht ohne Wissen der Person. Geben Mitarbeiter Kontaktdaten Dritter an Sie weiter, erheben Sie diese nicht bei der betroffenen Person selbst, dann gelten die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO. Einfacher ist ein anderer Ablauf: Der Mitarbeiter gibt Ihre Kontaktdaten weiter, die Person meldet sich selbst und nennt den Empfehlenden. Dann erheben Sie die Daten direkt bei ihr. Das ist keine Rechtsberatung.

Funktioniert das auch bei Auszubildenden?

Ja, die Idee ist dieselbe. Sie sollten nur die Fälligkeit anpassen: Bei Berufsausbildungsverhältnissen beginnt das Verhältnis laut § 20 BBiG mit einer Probezeit von mindestens einem und höchstens vier Monaten. Eine Auszahlung nach der Probezeit passt daher auch hier. Ergänzend können Sie freie Ausbildungsplätze kostenlos in die Lehrstellenbörse Ihrer Handwerkskammer eintragen.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter im Handwerk

Mitarbeiter werben Mitarbeiter (kurz MwM) ist ein Empfehlungsprogramm: Ihre Beschäftigten empfehlen Menschen aus ihrem Umfeld, und wenn eine dieser Personen eingestellt wird, bekommen sie eine Prämie. Im Handwerk ist das naheliegend. Laut IAB-Stellenerhebung waren persönliche Kontakte in kleinen Betrieben der häufigste Weg zur Besetzung einer Stelle. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie ein solches Programm aufbauen, wie Sie die Prämie festlegen und was bei Steuer und Datenschutz zu beachten ist. Am Ende finden Sie eine Vorlage für Aushang und WhatsApp.

Ein Hinweis vorab: Der Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Wo Gesetze genannt werden, steht der Link zur Quelle dabei. Für Ihren konkreten Fall klären Sie Lohn- und Datenschutzfragen mit Ihrer Lohnabrechnung, Steuerberatung oder einem Anwalt.

Warum lohnt sich Mitarbeiter werben Mitarbeiter im Handwerk?

Es lohnt sich, weil Ihre Mitarbeiter genau die Menschen kennen, die Sie suchen: Kollegen aus der Berufsschule, frühere Betriebe, Freunde mit demselben Gewerk. Laut IAB-Kurzbericht 18/2017 (Daten der IAB-Stellenerhebung 2016) führten in Betrieben mit bis zu 49 Beschäftigten persönliche Kontakte einschließlich der eigenen Mitarbeiter bei 47 Prozent der Neueinstellungen zum Erfolg. Internet-Jobbörsen ohne die Bundesagentur kamen auf 10 Prozent. Die Daten sind alt, die Richtung ist klar.

Die Mehrheit der Beschäftigten sucht nicht aktiv. Laut Gallup Engagement Index Deutschland 2025 sind 12 Prozent aktiv auf Jobsuche und weitere 25 Prozent offen für Neues. Diese 25 Prozent erreichen Sie über Jobbörsen kaum. Über einen Kollegen, dem sie vertrauen, schon.

Was zeigt die Forschung zu Empfehlungsprogrammen?

Es gibt eine belastbare Studie mit zufälliger Zuteilung: Friebel, Heinz, Hoffman und Zubanov führten Empfehlungsprogramme in einer Supermarktkette ein (Journal of Political Economy, 2023). Höhere Prämien steigerten die Zahl der Empfehlungen, senkten aber deren Qualität. Der Zuwachs an Empfehlungen durch das Programm war moderat.

Dafür sank die Fluktuation insgesamt um 15 Prozent. Die Autoren sehen als am besten gestützte Erklärung, dass Beschäftigte es schätzen, an Einstellungen beteiligt zu sein. Die Studie stammt aus dem Einzelhandel. Ob dieselben Zahlen im Handwerk gelten, ist damit nicht belegt. Als Denkanstoß taugt sie: Ein Programm wirkt auch über das Team, nicht nur über die einzelne Empfehlung.

Wie bauen Sie ein Empfehlungsprogramm Schritt für Schritt auf?

Ein Programm besteht aus wenigen Regeln, die vor der ersten Empfehlung feststehen müssen. Die Handwerks-Zeitung nennt in einem Rechtsbeitrag der Kanzlei Wittig Ünalp vier Punkte: den Ablauf, den Empfänger, die Prämienhöhe und die Fälligkeit. Daraus ergibt sich diese Reihenfolge:

Stellen festlegen: Für welche Stellen gilt das Programm? Nur Gesellen und Monteure, oder auch Helfer und Azubis?
Ablauf festlegen: Wie erfolgt die Empfehlung, und wem gegenüber? Eine feste Ansprechperson verhindert, dass Empfehlungen im Tagesgeschäft untergehen.
Prämie festlegen: Höhe, Art und eventuelle Staffelung (mehr dazu unten).
Fälligkeit festlegen: Bei Einstellung oder nach bestandener Probezeit. Beides nennt der Rechtsbeitrag als möglich.
Sonderfälle regeln: Was gilt, wenn zwei Mitarbeiter dieselbe Person empfehlen, wenn die Person sich schon früher beworben hat oder wenn der Empfehlende vor der Auszahlung ausscheidet? Das sind unsere Praxisfragen, keine Gesetzesvorgaben.
Betriebsrat einbeziehen, falls vorhanden (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, siehe FAQ).
Schriftlich festhalten: Eine Seite genügt. Sie vermeidet Streit darüber, wer wann was bekommt.

Wie hoch sollte die Prämie sein?

Die Höhe ist eine Entscheidung, keine Rechenformel. Eine belastbare Umfrage mit einem Durchschnittswert für Deutschland haben wir nicht gefunden, und wir nennen deshalb keine Zahl. Sicher ist nur: Laut dem Rechtsbeitrag staffeln viele Unternehmen die Prämie und zahlen für schwer besetzbare Stellen mehr. Als Prämie kommen Geld, Sachpreise oder zusätzliche Urlaubstage infrage.

Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:

Frage	Warum sie zählt
Wie schwer ist die Stelle zu besetzen?	Engpassberufe rechtfertigen eine höhere Prämie. Laut KOFA hatten 2025 59 von 115 Handwerksberufen einen Engpass.
Was kostet Sie die Alternative?	Eine einzelne StepStone-Anzeige kostet ab 1.449 Euro und führt nicht sicher zu einer Einstellung (Preise im Jobbörsen-Vergleich). Die Prämie fällt nur bei Erfolg an.
Wann zahlen Sie aus?	Nach der Probezeit zahlen Sie nur für Mitarbeiter, die geblieben sind.
Wie viel Qualität wollen Sie sichern?	In der Studie senkten höhere Prämien die Qualität der Empfehlungen. Eine sehr hohe Prämie lockt auch Empfehlungen ohne echte Passung an.
Was kostet die Prämie wirklich?	Rechnen Sie den Bruttobetrag plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (siehe nächster Abschnitt).

Starten Sie lieber mit einem Betrag, den Sie sich bei jeder Stelle leisten können, und prüfen Sie nach den ersten Empfehlungen, ob er passt.

Ist die Prämie steuerfrei?

Nein, eine Geldprämie ist in der Regel nicht steuerfrei. Sie gilt als Arbeitslohn. Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG gehören zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit unter anderem Gratifikationen und andere Bezüge und Vorteile für eine Beschäftigung. Haufe schreibt zur Prämie für Mitarbeiterempfehlungen ausdrücklich, sie sei steuer- und sozialversicherungspflichtig (R 19.3 LStR).

In der Sozialversicherung gilt nach § 14 Abs. 1 SGB IV jede laufende oder einmalige Einnahme aus einer Beschäftigung als Arbeitsentgelt, gleichgültig, unter welcher Bezeichnung sie geleistet wird. Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Die Prämie kostet mehr als der Bruttobetrag.

Es gibt Sonderwege für Sachprämien:

50-Euro-Freigrenze: Sachbezüge bleiben nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG außer Ansatz, wenn sie zusammen 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Gutscheine und Geldkarten nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Pauschalsteuer: Nach § 37b EStG kann der Arbeitgeber Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer, die nicht in Geld bestehen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, mit 30 Prozent pauschal versteuern.

Ob eine konkrete Prämie darunter fällt und wie die Sozialversicherung dabei behandelt wird, klärt Ihre Lohnabrechnung oder Steuerberatung.

Was gilt beim Datenschutz bei Empfehlungen?

Sobald ein Mitarbeiter Ihnen Name und Telefonnummer eines Bekannten gibt, verarbeiten Sie personenbezogene Daten, die nicht von der Person selbst stammen. Dann gelten die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO: Die Person ist unter anderem über Zweck, Rechtsgrundlage und Herkunft der Daten zu informieren, spätestens innerhalb eines Monats, bei Kontaktaufnahme spätestens bei der ersten Mitteilung.

Der einfachere Weg ist ein anderer Ablauf. Der Mitarbeiter gibt der Person Ihre Kontaktdaten oder einen Bewerbungslink, die Person meldet sich selbst und nennt den Empfehlenden. Dann erheben Sie die Daten direkt bei ihr und informieren sie mit Ihrem üblichen Datenschutzhinweis.

Drei Regeln aus der Praxis, nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO):

Mitarbeiter geben Kontaktdaten Dritter nur mit deren Einverständnis weiter.
Sie fragen nur die Daten ab, die für den ersten Kontakt nötig sind.
Dem Empfehlenden teilen Sie bei Absagen keine Gründe mit. Er erfährt höchstens, ob die Prämie fällig wird.

Der Artikel ersetzt keine Beratung durch Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.

Wie kommunizieren Sie das Programm im Team?

Ein Programm, das niemand kennt, bringt keine Empfehlungen. Stellen Sie es persönlich vor, zum Beispiel in der Montagsbesprechung, und hängen Sie die Regeln zusätzlich aus oder schicken sie in die Team-Gruppe. Nennen Sie konkrete Stellen, den Betrag und den Auszahlungszeitpunkt.

Erinnern Sie bei jeder neuen Stelle erneut daran, nicht nur einmal beim Start. Bedanken Sie sich auch für Empfehlungen, die nicht zur Einstellung führen. Die Studie nennt als wahrscheinlichen Mechanismus, dass Beschäftigte es schätzen, in Einstellungen eingebunden zu sein. Das spricht dafür, das Programm als Beteiligung zu verstehen und nicht nur als Bonus.

Vorlage: Aushang und WhatsApp-Nachricht

Setzen Sie die Werte in eckigen Klammern selbst ein und passen Sie die Ansprache (Du oder Sie) an Ihr Team an. Die Beträge und Fristen müssen mit Ihren schriftlichen Regeln übereinstimmen.

Aushang

Wir suchen [Stelle, z. B. Anlagenmechaniker SHK] in [Ort].

Du kennst jemanden, der zu uns passt? Dann sprich ihn an.
Wenn er bei uns anfängt und die Probezeit besteht, bekommst du [Betrag] Euro brutto.

So geht's:
1. Gib deinem Bekannten diese Nummer / diesen Link: [Kontakt oder Bewerbungslink]
2. Er meldet sich selbst bei [Ansprechperson] und nennt deinen Namen.
3. Wir melden uns bei ihm. Persönliche Daten gibst du nicht für ihn weiter.

Gilt für: [Stellen]. Auszahlung: [Zeitpunkt, z. B. mit der Gehaltsabrechnung nach bestandener Probezeit].
Die Prämie wird wie Lohn versteuert. Fragen an [Ansprechperson].

WhatsApp-Nachricht an das Team

Hallo zusammen, wir suchen [Stelle] für [Ort / Baustellen]. 
Kennt ihr jemanden, der gut ist und was Neues sucht? 
Gebt ihm einfach diesen Link: [Link]. Er meldet sich selbst und schreibt dazu, wer ihn empfohlen hat.
Wenn er anfängt und die Probezeit schafft, gibt es [Betrag] Euro brutto für den, der ihn empfohlen hat.
Die Regeln hängen in [Ort des Aushangs]. Fragen gern direkt an [Name].

Wann funktioniert Mitarbeiter werben Mitarbeiter nicht?

Das Programm funktioniert nicht, wenn Ihr Team den Betrieb selbst nicht weiterempfehlen würde. Eine Prämie ersetzt keine Zufriedenheit. Es funktioniert auch nur begrenzt, wenn Sie wenige Mitarbeiter haben: Dann ist der Kreis an Bekannten klein und die Reichweite nicht planbar. Und es kommen nur Menschen aus den Netzwerken Ihrer Leute.

Deshalb gehört das Programm in eine Kombination aus mehreren Kanälen. Der Überblick über alle Wege im Handwerk steht im Leitfaden Mitarbeiter finden im Handwerk. Wie Sie zusätzlich wechselwillige Fachkräfte außerhalb Ihres Teams erreichen, zeigt der Artikel Mitarbeitergewinnung über Social Media.

Nächster Schritt

Schreiben Sie diese Woche die Regeln auf einer Seite auf: Stellen, Ablauf, Prämie, Fälligkeit. Hängen Sie dann den Aushang auf. Mehr braucht ein Start nicht.

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie ein Empfehlungsprogramm mit einem planbaren Bewerber-System für Ihre offene Stelle kombinieren, schauen wir uns das im Erstgespräch nüchtern an. Wie wir Mitarbeitergewinnung für Handwerksbetriebe aufbauen, steht auf der Seite Mitarbeitergewinnung.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Empfehlungsprogramm im Handwerk